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行業(yè)新聞

項目經(jīng)理如何管控項目進(jìn)度?


發(fā)布日期:2023-01-10   瀏覽:388


在進(jìn)度管理中,項目經(jīng)理會(huì )遇到很多困惑:甲方提出的上線(xiàn)工期總是感覺(jué)時(shí)間不夠、團隊對定好的工期總是沒(méi)信心、自己的時(shí)間總是不夠用,如何在進(jìn)度管理中殺出重圍,項目經(jīng)理需要學(xué)會(huì )這3招。

01 合理配置資源

進(jìn)度計劃是圍繞工期目標確定的。

就工期而言,一定是不合理的,這是工期目標的基本特性。因此,項目經(jīng)理不要去嘗試探討工期目標的合理性,而是要把精力放在目標的可行性上。

一是配置“硬資源”。“硬資源”是指完成進(jìn)度計劃必須投入的人力資源等生產(chǎn)要素。項目經(jīng)理要做的是,尋找進(jìn)度計劃與現有資源完成計劃能力之間的工期“缺口”,然后通過(guò)優(yōu)化資源配置,用資源置換時(shí)間來(lái)彌補“缺口”,保證工期目標的實(shí)現。

二是配置“軟資源”。“軟資源”是指完成進(jìn)度計劃過(guò)程中的管理環(huán)境。項目在組織實(shí)施過(guò)程中,一定離不開(kāi)甲方單位、自己公司項目團隊相關(guān)方等組織的監督檢查,這些個(gè)人或組織我們稱(chēng)之為“項目利益相關(guān)者”(指能影響決策、活動(dòng)或結果的個(gè)人、群體或組織)。項目利益相關(guān)者的管理目的不同,對項目的管理期望也不盡相同。因此,如果要順利地完成進(jìn)度計劃,項目經(jīng)理不能把項目放在一個(gè)靜態(tài)的系統中看待,更不能把項目利益相關(guān)者的管理要求當成“干擾”,而應視為一種“資源”。據Standish Group的調查,成功的項目中有61%是由于項目得到高管層和組織的有效支持,而失敗的項目中有70%是由于高管層的能力和支持力度缺乏。受管理的角度和專(zhuān)業(yè)能力的限制,項目經(jīng)理也不要指望項目利益相關(guān)者能夠主動(dòng)理解并支持你,而是要明確并管理項目利益相關(guān)者的需求,盡量統一各項目利益相關(guān)者的期望,從而為進(jìn)度實(shí)施創(chuàng )造良好的管理環(huán)境。

02 動(dòng)員和激勵機制

如果說(shuō)在第1招——配置資源中,項目經(jīng)理的角色相當于班長(cháng)或連長(cháng),那么在第2招——動(dòng)員和激勵中,項目經(jīng)理的角色就是政委或指導員。

一是全員參與。項目經(jīng)理要組織全體人員參與進(jìn)度計劃的制訂,這不僅可以充分獲取信息、集思廣益,而且可以統一思想、明確目標。

二是階段激勵。進(jìn)度計劃中不能僅設置最終驗收節點(diǎn),還應當設置里程碑節點(diǎn)。里程碑節點(diǎn)是個(gè)“小目標”,但有顯著(zhù)的指路明燈的作用。茫茫黑夜一盞明燈會(huì )給人不斷前進(jìn)的動(dòng)力和希望。因此,目標不能太遙遠,并要階段性激勵。采用鼓勵和獎勵等正面激勵的手段會(huì )使項目團隊保持旺盛的精力和激情,從而從一個(gè)里程碑沖向下一個(gè)里程碑,最終實(shí)現工期目標。

03 良好的自我管理

一是管理情緒。在進(jìn)度計劃實(shí)施過(guò)程中,一定會(huì )遇到各種困難、問(wèn)題和周折。

在這種過(guò)程中,項目經(jīng)理作為整個(gè)項目的“帶頭人”,一定要保持激情,傳遞正能量和正思維,絕不能把抱怨等負能量傳遞給項目團隊,避免在管理中形成“踢貓”效應。項目經(jīng)理要對工期目標充滿(mǎn)必勝的信心,要具備鼓舞和影響力,如果一個(gè)進(jìn)度計劃連自己都不相信,還怎么帶領(lǐng)團隊去實(shí)現呢?

二是管理時(shí)間。在進(jìn)度管理中,項目經(jīng)理既不能當“甩手掌柜”,也不能當“救火英雄”。
   稱(chēng)職的項目經(jīng)理是“該出手時(shí)就出手”,能夠快速、有效地解決施工組織過(guò)程中遇到的重要、關(guān)鍵問(wèn)題,不會(huì )因為等待項目經(jīng)理的決策而拖慢了整個(gè)施工的節奏。有的項目經(jīng)理總是忙得腳打后腦勺,這不一定是敬業(yè),也可能是沒(méi)有管理好自己的時(shí)間。按照美國管理學(xué)家科維提出的時(shí)間“四象限”,工作分為既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要四象限,很多項目經(jīng)理總是忙于第一象限既緊急又重要的事,而疏于了管理第二象限重要但不緊急的事。殊不知,很多緊急的事情正是由于不緊急的事情演變而來(lái)的。所以,項目經(jīng)理要學(xué)會(huì )管理時(shí)間,解放自己。

三是管理身體。作為項目經(jīng)理,熬夜加班,溝通應酬是避免不了的。因此,保持良好的身體素質(zhì)至關(guān)重要。按照養生專(zhuān)家提出的規律的作息時(shí)間顯然是做不到了。不過(guò),保持健康的心態(tài)、適度的運動(dòng)、營(yíng)養的飲食還是必要的。項目經(jīng)理的工作效率一定程度上決定了組織的效率,沒(méi)有了健康,效率是要打折扣的。項目經(jīng)理應學(xué)會(huì )管理身體,而不能犧牲身體來(lái)完成項目任務(wù)。

 



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